Termenul de fiscalizare al unei case de marcat depinde in primul rand de termenul in care Directia Generala Finante Publice elibereaza Certificatul ce contine numarul de ordine al casei de marcat. Acest termen este maxim 5 zile lucratoare.

Dupa obtinerea Certificatului, punerea in functiune a casei de marcat se face de catre un tehnician de service (operatiune ce dureaza aproximativ o ora).

Pentru deplasarea unui tehnician la sediul dumneavoastra este necesara programarea cu cel putin o zi in prealabil.

- Copie C.U.I. (Certificatul de Inmatriculare al firmei);
- Copie C.I.F. (Certificatul de Inregistrare Fiscala) - in cazul firmelor platitoare de TVA;
- Copie dupa dovada punctului de lucru unde urmeaza sa functioneze casa de marcat (doar in cazul in care nu va functiona la sediul social). Ex: certificat constatator, contract de inchiriere, contract de comodat, etc.;
- Copie dupa actul de identitate al reprezentantului legal
- Copie dupa actul doveditor al faptului ca reprezentantul are o functie in firma (copie Act constitutiv sau copie Contract de munca) - doar pentru Mun. Bucuresti

De asemenea, este necesara stampila pentru completarea unei cereri tip.

Conform Prevederi ale Ordonanţei de urgenţă nr. 91/2014 art.(12) Utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale sunt obligaţi:

d) să încheie cu furnizorii consumabilelor contracte ferme conţinând clauze de livrare numai a consumabilelor de tipul şi cu caracteristicile tehnice prevăzute în manualul de utilizare, care să asigure menţinerea lizibilităţii datelor pe perioada de arhivare prevăzută de prezenta ordonanţă de urgenţă, clauze privind daunele la care sunt îndreptăţiţi utilizatorii în cazul nerespectării clauzelor contractuale de către furnizori şi să asigure arhivarea datelor;

SC Data Logic Service SRL inteplineste clauzele mai sus mentionate pentru a va asigura consumabilele pentru toate tipurile de case de marcat si fimprimante fiscale.

Conform Prevederi ale Ordonanţei de urgenţă nr. 91/2014

g) în cazul defectării aparatului de marcat electronic fiscal, să notifice imediat distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, astfel încât utilizatorul să poată să facă dovada comunicării notificării la distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, în faţa organelor fiscale;

In consecinta trebuie sa aveti un contract de service valid (adica achitat la zi) incheiat cu service autorizat pe modelul casei de marcat.

Casa de marcat se fiscalizeaza pe adresa punctului de lucru. In cazul caselor de marcat ambulante trebuie sa includeti in dosar pentru DGFP actul constitutiv pentru a dovedi existenta unui cod CAEN ce permite vanzarea ambulanta (vanzarea in targuri si expozitii) iar adresa fa fi adresa sediului social si cu mentiunea AMBULANT.

Operatorii economici care încasează, integral sau parţial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul, precum şi a prestărilor de servicii efectuate direct către populaţie sunt obligaţi să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale, să emită bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale şi să le înmâneze clienţilor, inclusiv factura, după caz.

Cand trebuie sa-mi cumpar o casa de marcat trebuie sa stiu cateva lucruri despre ele. Tipurile caselor de marcat fiscale sunt:

- Case de marcat electronice cu structura inchisa, izolate. Aceste case de marcat au hardware dedicat, set fix de functii, baza de date proprie si functioneaza izolat, fara posibilitate de conectare la un calculator. Modulul fiscal este integrat in hardware propriu, iar programul de aplicatie si cel de control din modulul fiscal sunt plasate intr-o memorie fixa;

- Case de marcat electronice cu structura inchisa, conectate la calculator. Suplimentar fata de casele de marcat electronice fiscale cu structura inchisa, au posibilitatea sa fie conectate la un calculator pentru a comunica cu un program cu un set limitat de comenzi de modificare, completare, citire a bazei de date interne si de emitere de documente fiscale.

- Case de marcat electronice computerizate. Aceste case de marcat sunt realizate pe o structura de calculator standard, in care este inclusa un modul fiscal care contine memoria fiscala si comunica cu o imprimanta si un afisaj client. Casele de marcat fiscale, din punct de vedere constructiv, pot fi:
- unitare (intr-0 singura carcasa)
- modulare (sistem de mai multe aparate asigurand securitatea conectarii cu modulul fiscal)

Casele de marcat electronice fiscale, din punct de vedere al alimentarii cu energie electrica pot fi:
- stationare, alimentate cu energie electrica din reteaua de curent alternativ
- portabile, cu alimentare autonoma de la baterii ori acumulatori.

Cand alegem o casa de marcat trebuie sa tinem cont si de urmatoarele aspecte:


- casa de marcat este avizata ?
- performante, Interfata pentru PC, programe de gestiune, retea, internet, interfete pentru, scannere, cititoare de carduri,cantare electronice,sertar de bani,imprimante si afisaje auxiliare, compatibilitatea cu un program de gestiune Mod de lucru: online, offline, ca imprimanta fiscala

Tipul de imprimanta si de consumabile Matriceala cu role de hartie normala sau autocopiativa,termica,inkjet, viteza de tiparire a imprimantei si numarul de caractere tiparite pe linie, numar PLU (numarul de articole programabile) numar departamente daca are sau nu jurnal electronic care reduce costurile consumabilelor;
- fiabilitate
- design
- pret casa de marcat si ce include pretul standard:

Daca include toate operatiile de instalare, instruire operatori si fiscalizare

Daca include interfete de comunicatie cu diverse aparate

Daca eventuale programe de comunicatie sunt gratuite (incluse in pretul de achizitie)

Daca beneficiez de costuri reduse pentru service prin incheierea unui contract de asistenta tehnica si service - pretul consumabilelor si dimensiunea rolei de hartie - domeniul de destinatie care trebuie sa fie acelasi cu activitatea firmei: comert si prestari servicii,comert cu carburanti,restaurant, hotel,consignatie,schimb valutar, duty free, taxi,jocuri de noroc, etc - garantia oferita - seriozitatea societatii distribuitoare si a retelei de distributie si service nationala.

Dupa obtinerea numarului de ordine din registrul de evidenta al A.M.E.F de la DGFP, casa de marcat trebuie fiscalizata in termen de maximum 7 zile!
Pentru instalarea (fiscalizarea) casei de marcat trebuie sa solicitati, in scris sau telefonic, prezenta unui inspector de la Administratia Fiscala teritoriala , care sa asiste la fiscalizare. Acesta va programa data si o ora.
Cand cunoasteti data si ora stabilita cu organul fiscal teritorial, trebuie sa anuntati Unitatea de service acreditata pentru a va asigura prezenta unui tehnician la aceeasi data, in vederea activarii memoriei fiscale. In momentul fiscalizarii trebuie sa prezentati tehnicianului de service urmatoarele documente:

- Original si o copie a adresei D.G.F.P. ce precizeaza numarul de ordine pentru casa de marcat respectiva si pentru locul de amplasare dorit;
- Cartea de Interventii si Registrul Special corespunzatoare casei de marcat (primite la achizitionarea casei de marcat) snuruite, sigilate si stampilate de societatea dvs. conform prevederilor legale;
- Cartea de interventie se stampileaza si de organul fiscal in raza caruia este inregistrat punctul de lucru iar Registrul Special este inregistrat la organul fiscal in raza caruia aveti inregistrat sediul social, dupa fiscalizarea casei de marcat;
- Cartea de Interventii si Registrul Special vor sta permanent langa casa de marcat si vor fi prezentate tehnicianului care efectueaza service, sau inspectorilor in caz de control.
-Dupa verificarea documentelor, tehnicianul de service va efectua urmatoarele:

- fiscalizeaza casa de marcat ;
- programeaza cateva articole in casa de marcat in functie de specificul activitatii , dupa caz, se instaleaza driverele pe PC si - accesoriile (cititoare coduri de bare, sertare de bani); completeza Declaratia de Instalare (in 4 exemplare); completeaza Cartea de Interventii si Registrul Special; efectueaza instruirea operatorilor care vor lucra cu casa de marcat; incheie un contract de furnizare consumabile in cazul in care optati pentru produsele noastre poate sa incheie un contract de asistenta tehnica si service intre utilizator si Unitatea de service acreditata. Atentie! Garantia produsului nu acopera si cheltuielile legate de deplasarea tehnicianului la sediul unde este instalata casa de marcat. Acest serviciu poate fi gratuit doar in cazul incheierii unui contract de asistenta tehnica si service. In perioada de post-garantie sunteti obligati prin lege sa incheiati un contract de asistenta tehnica si service cu oricare societate acreditata pentru modelul dvs de casa de marcat. Refuzul incheierii unui contract de asistenta tehnica poate conduce la refuzul unitatilor acreditate de a va repara casa de marcat in cazul defectarii ei.

Termenul de fiscalizare al unei case de marcat depinde in primul rand de termenul in care Directia Generala Finante Publice elibereaza Certificatul ce contine numarul de ordine al casei de marcat. Acest termen este maxim 5 zile lucratoare. Dupa obtinerea Certificatului, punerea in functiune a casei de marcat se face de catre un tehnician de service (operatiune ce dureaza aproximativ o ora). Pentru deplasarea unui tehnician la sediul dumneavoastra este necesara programarea cu cel putin o zi in prealabil.

Declaratia de Instalare completata de tehnician in 4 exemplare (5 exemplare in Bucuresti), semnata si stampilata de utilizator si tehnician, trebuie dusa la Administratia Finantelor Publice locala de care apartine punctul de lucru, pentru declararea fiscalizarii. Aici trebuie sa prezentati cele 4 exemplare (5 in Bucuresti) ale Declaratiei de Instalare, in maxim 24 de ore de la fiscalizarea casei de marcat. Odata cu declaratia de instalare, prezentati organului fiscal teritorial pentru vizare: Declaratie pe proprie raspundere pentru punctul de lucru si pentru codul fiscal; Cartea de Interventii si Registrul Special (snuruite, numerotate, sigilate si stampilate de dvs). Organul Fiscal va inscrie in Cartea de Interventii numarul de pagini si va aplica stampila. Registrul Special va avea pe ultima pagina mentiunea numarului de pagini. Atentie! In termen de maximum 7 zile de la data fiscalizarii: un exemplar al Declaratiei de Instalare stampilat de Administratia Finantelor Publice locala ramane la Administratia Finantelor Publice locala doua exemplare ale Declaratiei de Instalare stampilate de Administratia Finantelor Publice locala le trimiteti Unitatii de service acreditata care a efectuat fiscalizarea; un exemplar al al Declaratiei de Instalare stampilat de Administratia Finantelor Publice locala il pastrati dvs, alaturi de celelalte documente pentru casa de marcat. NUMAI PENTRU Mun. Bucuresti, un exemplar al Declaratiei de Instalare stampilat de Administratia Finantelor Publice locala trebuie depus la D.G.F.P. care a emis adresa cu numarul de ordine.

Sigilarea casei de marcat se face cu sigiliul fiscal al distribuitorului autorizat sau, dupa caz, cu sigiliul de identificare a tehnicianului de service. Orice interventie asupra casei de marcat a altor persoane neautorizate, cu exceptia operatiunilor de inlocuire a rolelor de hartie si/sau a ribonului, este interzisa. Atentie! Ruperea sau distrugerea sigiliului presupune anuntarea Garzi Financiare de catre tehnicianul de service, la data constatarii faptei. Sigilarea aparatelor de marcat electronice fiscale si a memoriei fiscale se efectueaza cu sigiliul fiscal inainte de livrarea aparatelor de catre distribuitorii autorizati, in prezenta organului fiscal teritorial la care acestia sunt inregistrati ca platitori de impozite si taxe. La sigilare se intocmeste, in doua exemplare, un proces-verbal care se semneaza de reprezentantul distribuitorului autorizat sau, dupa caz, al unitatii de service acreditate, precum si de organul fiscal. O copie a acestui document o veti primi si dvs, odata cu cumpararea casei de marcat. Verificati daca seria casei dvs este trecuta in procesul verbal de sigilare!

Memoria fiscala se preda cand va regasiti in una din situatiile descrise mai jos: Defectare memorie fiscala Umplere memoriefiscala Modificare date utilizator Schimbare adresa punct de lucru Schimbare adresa sediu social (in cazul programarii lui in antet ) Schimbare denumire societate si a codului fiscal Fuziune sau Divizare cu schimbarea denumirii societatii si a codului fiscal Incetarea activitatii Vanzarea aparatului Casarea sau dezafectarea casei de marcat Inchiderea punctului de lucru Mutarea casei de marcat la un alt punct de lucru Falimentul societatii Schimbare model casa de marcat In momentul constatarii defectarii sau umplerii memoriei fiscale, utilizatorul este obligat sa anunte unitatea de service acreditata, precum si organul fiscal teritorial la care s-a depus declaratia de instalare a aparatului. Unitatea de service acreditata are obligatia sa asigure, in termen de maximum 72 de ore de la anuntarea evenimentului, inlocuirea memoriei fiscale defecte sau umplute si repunerea in functiune a aparatului de marcat electronic fiscal. Inlocuirea, sigilarea si activarea memoriei fiscale se efectueaza la locul de instalare a aparatului de catre tehnicianul de service, in prezenta reprezentantului organului fiscal teritorial. Pentru a nu fi afectata perioada obligatorie de repunere in functiune a aparatului utilizatorul va solicita, in scris si prin prezentare la sediul organului fiscal teritorial, participarea reprezentantului acestuia la inlocuirea memoriei fiscale. Operatiunea de inlocuire a memoriei fiscale trebuie sa fie inregistrata in cartea de interventii a aparatului de catre tehnicianul de service si confirmata de reprezentantul organului fiscal teritorial.

Nu este obligatorie inlocuirea memoriei fiscale a caselor de marcat instalate, aceasta putand fi utilizata pana la umplere memoriei fiscale, in urmatoarele cazuri: la schimbarea atributului fiscal al codului unic de inregistrare/codului fiscal al utilizatorului; la schimbarea formei de constituire a societatii comerciale fara modificarea denumirii acesteia; la mutarea unui punct de lucru apartinand utilizatorului de la un stand la altul, in cadrul unui complex comercial situat la aceeasi adresa; la schimbarea denumirii strazii de la locul de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale; in cazul inactivitatii temporare a utilizatorilor, anuntata organelor fiscale, potrivit legii.

In cazul pierderii sau deteriorarii cartii de interventii: trebuie sa publicati un anunt intr-un ziar local; trebuie sa solicitati unitatii de service acreditate care a efectuat fiscalizarea si intretinerea casei de marcat, sa va livreze o noua carte de interventii in care sa efectueze reconstituirea informatiilor pe baza datelor inregistrate in memoria fiscala si pe baza documentelor pastrate conform legii si furnizate de utilizator; trebuie sa informati de indata organul fiscal in a carui raza teritoriala a fost instalat aparatul; informarea se va face in scris si se depune la sediul organului fiscal (atasand si o dovada a publicarii anuntului); se va prezenta pentru stampilare o noua carte de interventii reconstituita, pe raspunderea utilizatorului si a unitatii de service acreditate ; in situatia deteriorarii cartii de interventii, trebuie sa prezentati organului fiscal, pentru eventuale confruntari, si cartea de interventii deteriorata. Atentie! Reconstituirea cartii de interventii si prezentarea acesteia la organul fiscal se face in termen de 72 de ore.

Este obligatorie defiscalizarea aparatului fiscal in maxim 30 de zile de la inchiderea punctului de lucru. Defiscalizarea presupune doua etape: 1. Predarea memoriei fiscale la Administratia Financiara la care a fost inregistrata (de care apartine punctul de lucru). Extragerea memoriei fiscale din aparat se efectueaza de catre un tehnician de service in prezenta unui inspector. Atentie, la majoritatea Administratiilor financiare este necesara efectuarea unei programari in prealabil. Beneficiati gratuit de acest serviciu de predare a memoriei fiscale daca aveti in derulare un contract de service cu Data Logic Service 2. Anularea de la Directia Generala Finante Publice a numarului de ordine alocat.

Da. Casa de marcat se poate refolosi pe o alta societate doar dupa predarea memoriei fiscale. Pe scurt, pasii sunt urmatorii: - Defiscalizarea casei de marcat (predarea memoriei fiscale la Administratia Financiara) - Transferul contabil de pe o societate pe alta, prin intermediul unei firme autorizate pentru vanzarea aparatului respectiv. - Montarea unei memorii fiscale noi si urmarea pasilor de fiscalizare la fel ca in cazul unui aparat nou.

In cazul furtului sau distrugerii aparatului de marcat electronic fiscal instalat, utilizatorii : sunt obligati sa anunte de indata organele de politie si sa se doteze cu un nou aparat de marcat electronic fiscal, in termen de maximum 15 zile de la data producerii evenimentului. vor solicita in scris directiilor generale ale finantelor publice judetene sau a municipiului Bucuresti, dupa caz, anularea numarului de ordine atribuit din Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate, anexand la cerere documente probatoare ale motivelor. trebuie sa anunte unitatea de service acreditata si / sau distribuitorul autorizat despre eveniment!

Functiile interzise caselor de marcat sunt urmatoarele: inregistrarea tranzactiilor doar valoric, fara identificarea bunurilor sau a serviciilor, precum si a celor care nu au specificata cota de taxa pe valoarea adaugata asociata sau faptul ca nu sunt taxabile, ori inregistrarea de vanzari inainte de programarea cotelor de taxa pe valoarea adaugata; functionarea aparatului in conditiile deconectarii memoriei fiscale, a dispozitivului de imprimare ori a dispozitivului de afisaj client, atunci cand acesta este obligatoriu; emiterea de bonuri cu valori totale negative; modificarea cotelor de taxa pe valoarea adaugata, fara obtinerea in prealabil a raportului Z; inregistrarea returului de marfa; corectarea sau anularea inregistrarii unei operatiuni dupa emiterea bonului fiscal; initializarea contorului Z pentru raportul fiscal de inchidere zilnica si a totalizatoarelor generale, intretinute pe toata durata de utilizare a unei memorii fiscale; emiterea de copii de pe bonul fiscal; schimbarea datei si a orei in alte conditii decat cele prevazute de legislatie stergerea totalului general de vanzari; programarea ceasului de timp real din modulul fiscal cu o data calendaristica anterioara celei a ultimei inregistrari din memoria fiscala, atunci cand memoria fiscala este activata; emiterea bonului fiscal fara tiparirea raportului Z, daca au trecut 24 de ore de la primul bon emis.

Pentru corectarea sau anularea inregistrarii unei operatiuni dupa emiterea bonului fiscal, utilizatorul intocmeste un dosar care va cuprinde: sesizarea scrisa a persoanei care a efectuat gresit operatiunea, cu precizarea motivatiei de corectare sau de anulare a acesteia, precum si a numarului de ordine al bonului fiscal de corectat, data, ora si minutului emiterii acestuia; decizia scrisa de aprobare a corectarii operatiunii gresit efectuate, emisa de directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau de alta persoana care raspunde de gestionarea patrimoniului unitatii; copie de pe nota sau notele de receptie si constatare de diferente, intocmite de la ultima inventariere pana la zi, prin care a fost stabilit pretul cu amanuntul al produsului sau produselor inregistrate gresit in aparatul de marcat electronic fiscal; nota de contabilitate care reflecta operatiunea efectuata bonul fiscal in cauza.

In cazul returului de marfa, utilizatorul intocmeste un dosar care va cuprinde: nota de receptie si constatare de diferente cod 14-3-1A, intocmita in baza bonului fiscal emis anterior pentru marfa respectiva; dispozitia de plata-incasare catre casierie cod 14-4-4; factura sau factura fiscala in rosu, dupa caz. Returnarea ambalajelor refolosibile, a caror contravaloare este inclusa in pretul produsului vandut, poate fi mentionata inainte de finalizarea bonului fiscal prin inscrierea sumei aferente a acestora ca valoare negativa si cu specificatia "ambalaj refolosibil.

Utilizatorii de case de marcat sunt obligati:

- sa foloseasca numai consumabile de tipul si cu caracteristicile tehnice prevazute in manualul de utilizare a aparatului respectiv;
- sa foloseasca numai consumabile care asigura mentinerea lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare prevazuta de legislatie;
- sa solicite distribuitorului autorizat de la care a cumparat aparatul, sau unitatii acreditate de catre acesta, completarea manualului de utilizare cu informatii privind tipul si caracteristicile tehnice ale consumabilelor, daca manualul de utilizare a aparatului respectiv nu contine astfel de informatii;
- sa incheie cu furnizorii consumabilelor contracte ferme continand clauze de livrare numai a consumabilelor de tipul si cu caracteristicile tehnice prevazute in manualul de utilizare, care sa asigure mentinerea lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare prevazuta de legislatie;

Furnizorii consumabilelor destinate aparatelor de marcat electronice fiscale, operatori economici producatori, importatori sau comercianti, sunt obligati sa livreze utilizatorilor numai consumabilele prevazute in contractele ferme incheiate.

Utilizatorii si furnizorii consumabilelor raspund solidar pentru nerespectarea prevederilor referitoare la tipul si caracteristicile tehnice ale consumabilelor folosite si, respectiv, furnizate, precum si la conditia privind mentinerea lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare stabilita.

In momentul instalarii, tehnicianul de service a efectuat instruirea utilizatorilor, incluzand si modul de programare manuala sau din calculator, dupa caz, pentru articole (PLU).
Deasemenea in manualul casei dvs de marcat gasiti toate procedurile de programare a articolelor (PLU).
Daca numarul articolelor este foarte mare si pentru a scurta timpul alocat acestei operatiuni, puteti apela la unitatea de service pentru programarea bazei de date dorite.

Atentie! Aceasta operatiune nu intra in obligatiile unitati de service si se taxeaza in functie de numarul de articole si de timpul alocat.

Controlul Garzii financiare – ContraventiiCele mai frecvente cauze pentru aplicarea sanctiunilor contraventionale sunt:

- comercializarea caselor de marcat fara avizul Comisiei de avizare a distribuitorilor si a aparatelor de marcat electronice fiscale nedotarea cu case de marcat sau neutilizarea casei de marcat neemiterea bonului fiscal pentru toate bunurile livrate sau serviciile prestate ori emiterea de bonuri cu o valoare inferioara celei reale emiterea bonului fiscal cu date eronate sau fara sa contina toate datele prevazute in legislatie;
- nepredarea bonului fiscal clientului;
- nerespectarea obligatiei de a anunta unitatea de service in momentul constatarii defectarii casei de marcat;
- utilizarea de consumabile cu caracteristici diferite decat cele date de producatorul casei de marcat;
- nerespectarea obligatiei de a pastra si arhiva rola jurnal, raportul fiscal de inchidere zilnica si registrul special;
- nerespectarea obligatiei de a pastra, de a completa si de a actualiza cartea de interventii;
- nerespectarea obligatiei de a preda spre pastrare si arhivare memoria fiscala.;